Tietosuojaseloste Tampereen aluekeskusrekisterin jäsenrekisteristä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita Tampereen aluekeskusrekisteri soveltaa henkilötietojen käsittelyssä käyttäessään jäsenrekisterinsä tietoja tehtäviensä hoitoon. Tampereen aluekeskusrekisterin jäsenrekisteri on osa Suomen ev.lut. kirkon yhteistä jäsenrekisteriä (Kirjuri), josta on laadittu oma tietosuojaselosteensa. Kirjurin teknisestä ylläpidosta vastaa kirkkohallitus.

Rekisterinpitäjä
Tampereen aluekeskusrekisteri, Näsilinnankatu 26, PL 226, 33101 Tampere,
www.tampereenseurakunnat.fi, puh. (03) 2190111, keskusrekisteri.tampere@evl.fi

Jäsenrekisteri on osa Suomen ev.lut. kirkon yhteistä jäsenrekisteriä (Kirjuri), josta on laadittu oma
tietosuojaselosteensa. Kirjurin teknisestä ylläpidosta vastaa kirkkohallitus.

Yhteyshenkilö
Kari Salonen, aluekeskusrekisterin johtaja
puh. 040 804 8701, kari.salonen@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Mika Akkanen, tietosuojavastaava
puh. 050 441 1567, tietosuojavastaava.tampere@evl.fi

Rekisterin nimi
Tampereen aluekeskusrekisterin jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tampereen aluekeskusrekisteriin kuuluvien ev.lut. seurakuntien jäsentietoja ylläpidetään kirkon
yhteisessä jäsenrekisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Seurakunnat ja aluekeskusrekisteri vastaavat Kirjurissa olevien omien jäsentensä henkilötietojen
käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa.

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista.
Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta
ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään
uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16 luvussa
sekä laissa väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista
(661/2009).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä):

• nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
• syntymäaika/henkilötunnus
• äidinkieli, asiointikieli
• osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
• asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
• syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
• sähköpostiosoite
• ammatti
• kuolintieto
• hautaustiedot
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
• jäsenyys- ja muuttohistoria
• kansalaisuus
• perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
• tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
• kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
• kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 1 §:n 2
  momentissa säädetyt tiedot
• tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon
jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös
tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):

• nimi
• syntymäaika/henkilötunnus
• kuolinpäivä
• puoliso /-t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
• esteidentutkinnat jäsenen kanssa
• lapset (jotka ovat jäseniä)
• vanhemmat
• nimenmuutokset
• henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet
Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista
jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset).

Tietojen luovutukset
Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä
viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa
jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä.

Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jotka
täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. Kirjurin sisältämiä tietoja ei
siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika
Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16 luku 12 §).
Jäsentietojen käsittelyssä syntyvien dokumenttien säilytysaika on määritelty seurakuntayhtymän
arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Jäsenrekisteristä ei kuitenkaan poisteta jäsenen
  perustietoja, sillä jäsenrekisteri toimii osana lakisääteistä kansallista väestötietorekisteriä.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai
  vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity
  katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
  

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
www.tietosuoja.fi