Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta.  Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista.  

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän virastoon:

• sähköpostitse osoitteeseen: tampereen.seurakuntayhtyma@evl.fi
• puhelin: vaihde 03 2190 111
• postiosoite: PL 226, 33101 Tampere
• käyntiosoite: Seurakuntien talo Näsilinnankatu 26

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän arkistossa tutkittavat aineistot:

• Aineistotilauksiin liittyvä asiakaspalvelu ja sen tarkemmat ohjeet: arkistonhoitaja Merja Jokela merja.p.jokela@evl.fi
  

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. 

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. 

Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän tietovarannot

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin.

Asiarekisterillä tarkoitetaan Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää sekä paperiaineistoja.

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa arkistotiloissa. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista.

Alle on kuvattu Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät:

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän hallintoon liittyvää päätöksentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, johtokunnissa ja seurakuntayhtymän viranhaltijoiden toimesta.   

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan Domus-asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakuntayhtymän päätöksenteosta ja ratkaisusta.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely. Muun muassa henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi. Henkilöstöpolitiikkaan liittyvät asiat sekä henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely sekä palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen.

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmänä käytetään palkkahallinnossa Populus järjestelmää sekä henkilöstö- palvelussuhderekisteriä (HP), molemmat ovat Kirkon palvelukeskuksen alla toimivia järjestelmiä. Palvelussuhdetietoja haetaan pääasiassa henkilön nimen perusteella.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteriin on talletettu tiedot Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä. 

Kohteen perustietojen lisäksi kohdereksiteriin on tallennettu kohteen suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta sekä mm. sähkön ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla.

Hautauspalvelut tietovaranto

Käyttötarkoitus on hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Keskeisimmät tiedot ovat: hautatiedot, vainajatiedot, hautaustiedot, haudanhoitosopimukset ja hautakartat. Lisäksi tarvittaessa käytetään vanhoja hautakortteja ja sidottuja haudattujen kirjaa. Tietoja voidaan hakea tietovarannosta esimerkiksi nimen sekä hautatunnuksen perusteella.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta.

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän verkkosivut

Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän verkkosivuilla on tietoa seurakunnan eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän tietopalvelua monin eri tavoin. Tämä kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkki verkkosivulle, josta palvelut löytyvät.

Palveluja - Tampereen seurakuntayhtymä (tampereenseurakunnat.fi)

• hautaus ja hautojenhoito
• ristiäiset
• häät
• perheneuvonta
• virkatodistus ja sukuselvitys