Tietosuojaseloste Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän asiakkuudenhoidon järjestelmästä


Rekisterinpitäjä

Tampereen ev. lut seurakuntayhtymä
Näsilinnankatu 26
33100 Tampere
Puhelin: 03 2190111

Yhteyshenkilö
Marko Nyman
040582 0250
marko.nyman@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jukka Nyrhinen
050 3006 306
jukka.nyrhinen@evl.fi

Rekisterin nimi

Tampereen seurakuntayhtymän ja seurakuntien asiakkuudenhoitorekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää seurakuntien toiminnassa mukana olevien henkilöiden osallistumista seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien järjestämään toimintaan ja järjestelmän avulla olla yhteydessä toiminnassa mukana oleviin henkilöihin. Toiminnassa mukana oleville voidaan kertoa tulevasta toiminnan järjestämisestä.

Oikeusperusteena ovat merkityksellinen ja asianmukainen suhde rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä (TSA 6. artikla kohat 1f), lakiin (TSA 6 artikla kohat 1c) ja sopimuksiin perustuvat velvollisuudet (TSA 6 artiklan kohat 1b), henkilön antama suostumus henkilö-kohtaisten tietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (TSA 6 artiklan kohta 1a). Oikeusperusteena on seurakunnallisen työn toteuttaminen kirkkolain 4. luvun § 1-2 sekä Kirkkkojärjestyksen 3. luvun § 1-3 4 luvun § 3 mukaan.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja henkilön perustietojen lisäksi:

Vapaaehtoistoiminta (auttajat ja autettavat)

  • Molempien osapuolten sopimukse
  • Avunvälitykseen liittyvät tiedot (palvelun tarve)
  • Keskusteluissa saadut avunvälitykseen liittyvät tiedot

Diakoniatyö

Diakoniatyöntekijät
  • Asiakkaan taloustiedot
  • Suostumukset ja valtuutukset
  • Diakonian päiväkirjat
  • Avustukset
  • Ruokakassit
  • Jakeluauton kuljettajat
  • Taloustoimisto
Rippikoulut Nuorisotyöntekijät, papit, isoset, apuopettajat, lastenohjaat, diakonit, kanttorit, varhaiskasvatuksenohjaajat, kesätyöntekijät, kesäteologi ja leirinvastaavat.

  • Allergiat
  • Terveystiedot
  • Leiritoiveet
  • Koulutieto (jakoa varten, koulukiusatut, jne.)
  • Taloustieto (maksuvapautus)

Taloustoimisto

Kesäleirit ja vastaavanlaiset leirit ja retket

Nuorisotyöntekijät, papit, isoset, lastenohjaat, diakonit, kanttorit, varhaiskasvatuksenohjaajat, kesätyöntekijät, kesäteologi ja leirinvastaavat.

  • Allergiat
  • Terveystiedot
  • Leiritoiveet
  • Koulutieto (jakoa varten, koulukiusatut, jne.)
  • Taloustieto (maksuvapautus)

Taloustoimisto

Kirkkomuskarit

Yhteinen kasvatus

Osallistumistieto

Päiväkerhot

Varhaiskasvatuksenohjaat, lastenohjaajat, kasvatuksen toimisto ja diakonit.

  • Terveys- ja allergiatiedot, mitä lastenohjaajan tulee tietää -tieto.
  • Paikkatoiveet

Taloustoimisto

Erilaiset muut tapahtumat

Joulu- ja pääsiäistapahtumat

  • Kasvatuksen toimisto, varhaiskasvatuksen ohjaajat, lastenohjaajat ja papit.
  • Päiväkodit ja yhteyshenkilöt.

Luottamustoimet

Silta-lehden tilaajarekisteri

Muut mahdolliset tiedot

  • Asiakkaan perustiedot (nimi, henkilötunnus, seurakuntatieto, osoite, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, äidinkieli, sukupuoli, kastettutieto sekä markkinointiluvat ja kiellot.
  • Taustaselvityksissä esiin tulleet välttämättömät (terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin) tiedot eri toiminteissa vain tarpeen mukaan.
  • Yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot, lähetetyt tekstiviestit, sähköpostit ja tapaamiset)

VIP-puhelinpalvelun ja muiden vastaavien puhelinpalveluiden puheluita ei tallenneta eikä puheluista tallenneta muitakaan henkilötietoja.

Tietolähteet

Tietolähteinä ovat henkilö itse sekä rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat työntekijät. Ammatillisen avun tietolähteinä voivat olla myös muut mahdolliset hoitotahot tai viranomaiset, mikäli asiakas on antanut tähän luvan (esim. diakoniatyössä).

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • Käyttäjältä itseltään, tai hänen huoltajaltaan.
  • Henkilön tullessa vapaaehtoistyöhön (auttaja tai autettava).
  • Henkilön ilmoittautuessa rekisteripitäjän toimintaan (leirit, rippikoulut, päiväkerho, kirkkomuskarit tai muuhun tapahtumiin/tilaisuuksiin).
  • Tullessa diakoniatyön asiakkaaksi.
  • Osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa yhteystietojen kirjaaminen on tarpeellista.
  • Kirjuri (seurakunnan jäsenrekisteri). Osoite- ja kuolintieto muutokset.
  • Kaupunginosa (Tampereen kaupungin tuottama palvelu)
  • Bing Maps (Karttapalvelu)
  • Verkkosivujen julkaisujärjestelmä P4 (verkkopalvelusta tulevat ilmoittautumiset).

Tietojen luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa. Tampereen ev.lut seurakuntayhtymä voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja Kirjuriin (konfirmaatiotiedot), Statukseen (laskutusta varten), Link Mobility (SMS-viestiä varten matkapuhelinnumero tieto) tai Kirkontilastointijärjestelmään (ei sisällä henkilötietoja).

Vapaaehtoistyö

  • Tietoja luovutetaan vapaaehtoiselle vain työn hoitamiseen tarvittavan tiedon. Autettavalta pyydetään tietojen luovuttamiseen kirjallinen lupa.

Leiritoiminta

  • Allergiatiedot annetaan keittiölle.
  • Leiriläisen ja huoltajan tiedot annetaan leirin vastaavalle.

Rippikoulun isostoiminta, rippikouluihin kutsuminen (kirkkolain mukaan)

  • Matkatoimistolle (nimi, henkilötunnus (kun mennään ulkomaille) / syntymäaika, osoite, puhelin, sähköposti, huoltajan nimen ja osoitetiedot, allergiat.

Diakoniatyö

  • Diakoniatyön leirit ja retket.
  • Allergiatiedot annetaan keittiölle.
  • Leiriläisen ja huoltajan tiedot annetaan leirin vastaavalle.
  • Ruokassijakelut
  • Kuskille luovutetaan tiedot.

Päiväkerhot

  • Tietoja ei luovuteta mihinkään.

Kirkkomuskarit

  • Tietoja ei luovuteta mihinkään.

Joulu ja pääsiäistapahtumat

  • Tietoja ei luovuteta mihinkään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännön mukaisesti luovuteta.

Henkilötietojen säilytysaika

Vapaaehtoistoiminta (auttajat ja autettavat)

  • Avunvälitykset säilytetään 5 vuotta.
  • Sopimukset säilytetään 3 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
  • Perehdytyskurssi tieto poistetaan 3 vuoden kuluttua, kun sopimus päättyy.

Diakoniatyö

Maksatukset säilytetään kirjanpitolain mukaan 6 vuotta.

  • Suostumus ja valtuutus säilytetään 6 vuotta ja sen jälkeen arkistointisuunnitelman mukaan.
  • Tulotiedot säilytetään 6 vuotta.
  • Anonyymitunniste säilytetään 6 vuotta.
  • Jakeluauton kuljettaja, diakonityön työntekijät. Käsittelijät poistavat jakeluiden listat (jaettavat ruokakassit).
Rippikoulut
  • Allergia- ja terveystiedot poistetaan toimintakauden päätteeksi.
  • Koulutieto poistetaan toimintakauden päätteeksi.
  • Leiritoiveet poistetaan toimintakauden pääteeksi.
  • Ei konfirmoidut tiedot säilytetään elinajan CRM:ssä.
  • Maksutiedot säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain mukaan.
Kesäleirit ja muut vastaavantyyppiset leirit ja retket
  • Allergia- ja terveystiedot poistetaan toimintakauden päätteeksi.
  • Maksutiedot säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain mukaan.
  • Leiritoiveet poistetaan toimintakauden pääteeksi.

Kirkkomuskarit

  • Osallistumiset poistetaan toimintakauden päätteeksi.

Päiväkerhot

  • Ryhmän tiedot poistetaan toimintakauden päätteeksi.
  • Maksutiedot säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain mukaan.

Erilaiset muut tapahtumat

  • Toimintakauden päätteeksi poistetaan tiedot.

Luottamustoimet

  • Säilytetään toistaiseksi.

Siltalehden tilaajat

  • Tiedot säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain mukaan.

Joulu- ja pääsiäistapahtumat

  • Toimintakauden päätteeksi poistetaan tiedot.

Suojauksen periaatteet

Tietojen suojaus käyttöoikeusrooleilla ja käyttöoikeusryhmillä.

  • Käyttäjien käyttöoikeusryhmien hallinnan avulla valvotaan, että rekisterin tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt ja oikeudet ovat vain niihin tietoryhmiin, joihin ko. käyttäjällä on oikeus.
  • Rekisterin tietoja käsittelevillä henkilöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus.
  • Rekisteriä pidetään Tampereen seurakuntayhtymän/IT yhteistyöalueen lähiverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla.
  • Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.
  • Rekisterin tietojen käytöstä pidetään rekisteriä.
  • Rekisterin asiakirja-aineisto säilytetään kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan käyttöoikeuksien hallinnan avulla.
  • Käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset tietojärjestelmään.
  • Tietojen muutokset lokitetaan.

Tarkistusoikeus

Seurakuntien jäsenellä ja asiakkuudenhallintajärjestelmän asiakkaalla on mahdollisuus tarkistaa järjestelmään talletetut tietonsa maksutta kerran vuodessa. Pyyntö tietojen tarkistuksesta tehdään kirjallisesti. Pyynnöt tietojen tarkistuksesta tehdään kirjallisena ja toimitetaan henkilökohtaisesti Tampereen seurakuntien asiakaspalveluun, jossa henkilöllisyys todetaan.

  • käyntiosoite: Seurakuntien talo, Näsilinnankatu 26, katutaso, avoinna arkisin klo 9-15.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella asiakkuudenhallintarekisteriin talletetulla on oikeus korjata itseään koskevat tiedot. Pyynnöt tietojen muutoksista tehdään kirjallisena ja toimitetaan henkilökohtaisesti Tampereen seurakuntien asiakaspalveluun, jossa henkilöllisyys todetaan.

  • käyntiosoite: Seurakuntien talo, Näsilinnankatu 26, katutaso, avoinna arkisin klo 9-15.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
www.tietosuoja.fi

Päivitetty 1.6.2018